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SystemCERT hat Lösungen erarbeitet, um auch in dem momentanen Ausnahmezustand die Aufrechterhaltung bestehender Zertifikate für unsere Kunden sicherzustellen.
Wir informieren unsere Kunden an dieser Stelle über die dazu vorhandenen Möglichkeiten zu bestehenden Zertifizierungen, Erstzertifizierungsaudits und Erweiterungen von Geltungsbereichen von Zertifizierungen. Unter den gegebenen Umständen und aktuellen Beschränkungen durch die Bundesregierung ist eine Durchführung von Vor-Ort-Audits grundsätzlich möglich. Dabei sind in jedem Falle die gebotenen Maßnahmen zur Vermeidung von Infektionen zu berücksichtigen und jeweils zwischen den Auditoren und der zu auditierenden Organisation abzustimmen .

Vor-Ort-Audits – Remote-Audits – Terminverschiebungen?

COVID 19.2
Quelle: Bundesministerium Soziales, Gesundheit, Pflege und Konsumentenschutz

Audits sollten aber, wann immer dies möglich ist, zeitgerecht, wenn auch nicht zwingend in der gewohnten Form, durchgeführt werden. Diese Empfehlung wird auch von der Akkreditierungsstelle (Akkreditierung Austria) gegeben.

Als alternative Methode zu Verschiebungen von Auditterminen bietet sich als das Remote-Audits an, eine Kombination aus Dokumentenprüfung und Telefon- oder Videokonferenz ohne physische Anwesenheit des Auditors in Ihrem Unternehmen. Auch eine Kombination von Vor-Ort Komponenten mit Remote Anteilen ist durchführbar.

Die dazu nötigen Voraussetzungen werden seitens der Zertifizierungsstelle SystemCERT in einer Risikoabschätzung festgelegt und bewertet. Ausschlaggebend ist, ob das geplante Audit unter Anwendung der alternativen Auditmethoden in allen relevanten Aspekten und Themen angemessen und umfassend durchgeführt werden kann. Reine Remote Audits sind naturgemäß in Dienstleistungsorganisationen leichter umzusetzen als in produzierenden Betrieben.

Denken Sie daran, dass eine Verschiebung ggf. auch eine Aussetzung der Zertifizierung nach sich ziehen kann, wenn entscheidende Fristen nicht eingehalten werden können. Zudem ist nach Wiederaufnahme des regulären Arbeitslebens in Österreich mit einem großen Andrang auf Audittermine zu rechnen.

Was ist zu berücksichtigen?

SystemCERT führt eine sorgfältige Verifizierung der individuellen Situation und Risikoeinschätzung durch, sowie eine Abklärung mit den jeweiligen Ansprechpersonen der Organisation. Dabei werden das Ausmaß der Auswirkungen der gegenwärtigen Maßnahmen sowie das Ausmaß der zu erwartenden Einschränkungen bewertet.

Wir legen gemeinsam mit Ihnen eine individuelle Vorgangsweise fest. Wir bringen dabei die Anforderungen der Akkreditierung, der zugehörigen Regelwerke und den individuellen Rahmenbedingungen und Möglichkeiten der zertifizierten Kunden in Einklang.

Remote-Audits – Was sollte beachtet werden?

Besteht in zertifizierten Organisationen schon Erfahrung im Umgang mit Videokonferenz-software (zoom, discord, skype,…), so wird diese nach Möglichkeit auch für das externe Audit genutzt. Wenn dies nicht der Fall ist, schließt das die Durchführung eines Remote-Audits nicht aus, solange eine effiziente Zusammenarbeit mit dem Auditor möglich ist.

Es sollten Möglichkeiten bestehen, Dokumente gleichzeitig mit dem Auditor einsehen zu können. Solange die Datenschutzrechtlichen Anforderungen erfüllt werden, stehen alle Möglichkeiten offen. Für größere Datenmengen steht die Cloud von SystemCERT https://cloud.systemcert.at/login zur Verfügung. Im Einzelfall kann auch eine mobile Kamera eingesetzt werden, um nicht nur Dokumente, sondern auch die relevanten Anlagen und andere für das Audit wesentliche Unternehmensbereiche einsehen zu können.

Die jeweiligen anzuwendenden technischen Lösungen sollten vor dem Audit ausreichend erprobt sein, damit nicht wertvolle Zeit im Rahmen des Audits verloren geht.

Bitte wenden Sie sich mit allen Fragen an Ihre Auditorin/Ihren Auditor oder einen unserer Bereichsleiter.